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Un(e) Assistant(e) Gestionnaire administratif(ve) (H/F)

L’Institut du Cerveau recrute

Un(e) Assistant(e) Gestionnaire administratif(ve) (H/F)

CDD 12 mois évolutif en CDI

 

 

L’Institut du Cerveau est un Partenariat Public Privé innovant, regroupant une Fondation privée reconnue d’utilité publique et 4 partenaires publics (CNRS, Inserm, SU, AP-HP), et qui a pour objet la recherche fondamentale et clinique sur le système nerveux. Sur un même lieu, 800 chercheurs, ingénieurs et médecins répartis au sein de 25 équipes de recherche, couvrent l’ensemble des disciplines de la neurologie, dans le but d’accélérer les découvertes sur le fonctionnement du cerveau, et les développements de traitements sur les maladies comme : Alzheimer, Parkinson, Sclérose en plaques, épilepsie, dépression, paraplégies, etc.

 

POSTE

 

Missions principales

 

L’Institut du Cerveau a mis en place une gestion de proximité basée sur 4 pôles de gestion, se partageant chacun 6 à 7 équipes de recherche.

Rattaché à la Direction des Finances, chaque pôle est composé d’un/e coordinateur/trice de gestion et d’un/e assistant(e) gestionnaire. Ce/tte dernier/ère, placé/e sous la responsabilité directe du coordinateur de son pôle, a la charge des activités de gestion administrative quotidienne auprès des équipes de son portefeuille :

 

 

  • Piloter les demandes d’achat

-Contrôler le disponible et l’éligibilité de la dépense au regard du financement

-Renseigner puis transmettre la demande d’achat au service Achat de l’Institut du Cerveau

 

  • Assurer les tâches de gestion administrative et financière

-Suivre l’évolution de la demande d’achat en commande d’achat

-Assurer le suivi des livraisons en lien avec le service Logistique

-Vérifier le paiement des factures

-Rattacher les pièces justificatives dans les outils informatiques

 

  • Accompagner les agents dans l’organisation de leurs déplacements professionnels

-Préparer, en lien avec le demandeur, les déplacements et hébergements

-Saisir les ordres de missions

-Instruire les demandes d’avance sur frais

-Rassembler les pièces justificatives des frais de la mission

-Préparer les demandes de remboursement

 

  • Accompagner les équipes dans leurs démarches en Ressources Humaines

-Traiter avec les services RH les demandes des équipes de recherche (stage, CDD…)

-Répondre aux service RH lors de sollicitation en lien avec les aspects financiers de dossiers RH (disponibilité et montants disponibles de la source de financement envisagée)

 

 

 PROFIL

 

Savoir

  •  Niveau bac de gestion ou d’assistant manager
  • Débutant(e) accepté(e)
  • Gestion d’un système de classement
  • Pack Office (principalement Excel et Word)
  • Anglais Niveau B1 du CECRL

 

Savoir-faire

  •  Suivi de budgets
  • Savoir s’adapter aux règles et aux outils de gestion de la comptabilité publique
  • Tenir à jour les tableaux de bord du pôle de gestion

 

Savoir-être 

  • Sérieux
  • Sens du service
  • Bonne capacité d’organisation
  • Sens du relationnel, travail en équipe, sens de la confidentialité
  • Réactivité

 

 

1j de Télétravail possible après 6 mois en poste

 

CV et Lettre de motivation (obligatoire) à envoyer à : recrutement@icm-institute.org

en indiquant : Poste « Assistant(e) Gestionnaire administratif(ve) (h/f) »

Chargé(e) de projet (H/F) – Grants Européens (h/f)

Durée : 12 mois

 

POSTE

 

La Direction des Affaires Scientifiques et Médicales a pour mission de soutenir les activités de la communauté scientifique de l’Institut en facilitant : le montage et le suivi de projets de recherche et des demandes de financements, nationaux, européens et internationaux ; le développement de programmes d’enseignement en lien avec la politique de relation internationale de l’Institut. Pour développer la compétitivité de l’Institut et de son écosystème, l’Institut du Cerveau recherche un(e) chargé(e) de projets expérimenté(e) en charge du montage et du suivi des subventions de recherche Européennes.

 

Missions principales

 

Au côté de l’équipe du Grants office, le rôle du/de la chargé(e) de projet :

  • Veille sur les appels d’offre pour les différentes cibles, soutien à la diffusion d’information (flyers, intranet, bases de données des appels d’offres), mise en place des évènements d’information (et/ou webinaires) auprès de la communauté ;
  • Représentation de l’Institut dans les réunions de lobbying et bailleurs de fonds Européens.
  • Conseil stratégique aux scientifiques sur les opportunités de financements et sourcing de projets internes/chercheurs candidats : définition des objectifs scientifiques, évaluation des contraintes, élaboration d’un plan de travail, etc. ;
  • Aide technique au montage scientifique et administratif, de projets de recherche déposés auprès de bailleurs de fonds EU en coordination avec les services supports internes concernés, le coordinateur scientifique, le consortium et l’organisme financeur ;
  • Développement d’outils pour le montage de grants : modèles annotés ERC, MSCA, budgets, Ethics self assessment; création des fiches « appel à projets » pour les appels Horizon Europe, IHI, etc
  • Soumission des projets en coordination avec les services supports concernés au premier plan, négociations ;
  • Contractualisation/suivi des subventions obtenues : aide à la préparation des Grant Agreement, Consortium Agreement, relecture, lien avec les départements des fonctions supports, diffusion, organisation des réunions kick-off, suivi à travers la base de données de l’Institut, remplissage des indicateurs, suivi de modifications (avenants, extension, suspension, modification de partenaires), interaction avec les financeurs, partenaires/coordinateurs, conseils sur le reporting, lien avec les tutelles publiques si applicables.
  • Interaction avec l’équipe DAMS et les fonctions supports

 

 

PROFIL

 

Savoir-faire et savoirs-être

 

  • Expérience réussie (5 ans minimum) confirmée de montage de projets Européens, en cabinet ou au sein d’institutions académiques (PF7, H2020, Horizon Europe)Expertise dans les aspects de montage et de suivi administratif des subventions de façon transversale
  • Bonne connaissance des différents bailleurs de fonds
  • Connaissance du système de la recherche public-privé (fondations de recherche, organismes publics de recherche nationaux et universitaires) ;
  • Double compétence, Master recherche ou PhD en sciences et technologies du numérique
  • Intérêt fort pour le secteur de la recherche et son écosystème
  • Autonomie, réactivité, rigueur, sens des priorités.
  • Goût pour le travail en équipe / bonnes capacités relationnelles
  • Maîtrise d’Office et base de données (type Excel/ Access ressources)
  • Anglais courant indispensable, écrit / oral.

 

 

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org

(ou) Par courrier en indiquant « Service recrutement,

Poste « chargé(e) de projet (H/F) – Grants Européens (h/f)» :

ICM – Hôpital Pitié Salpêtrière, 47 Boulevard de l’Hôpital – 75013 Paris

Un(e) Chargé(e) de Projets Relations internationales (H/F)

POSTE

 

 

MISSIONS PRINCIPALES

La Direction des Affaires Scientifiques et Médicales (DAMS) a pour mission de soutenir les chercheurs dans le développement des collaborations scientifiques internes, dans le développement de l’éducation, des projets collaboratifs et des partenariats nationaux, européens et internationaux.

La politique internationale prenant une dimension importante au sein de l’ICM, l’Institut recherche un(e) chargé(e) de mission pour développer des actions structurantes en lien avec la politique de financements de l’ICM et les actions d’enseignements.

Rattaché(e) à la DAMS de l’Institut, le/la candidat(e) aura pour mission principale la mise en place de la politique Internationale de l’Institut.

Dans le but d’atteindre ses objectifs, le/la candidat(e) sera en charge des aspects suivants :

 

– Développement et management opérationnel de la stratégie globale qui participe à accroitre la visibilité internationale de l’ICM

– Recherche de financements externes pour renforcer les échanges internationaux : opportunités relayées par les ambassades, liaison avec le Grants office de la Direction des Affaires Scientifiques et Médicales, mapping scientifique.

– Design, organisation et mise en place de meetings/workshops scientifiques (logistique, proposition de contenu)

– Définition d’indicateurs pertinents, recueil et analyse de données, puis suivi de l’impact des programmes et réalisation de rapports

– Accueil des délégations, représentation opérationnelle de l’ICM auprès des partenaires

– Établissement et suivi des accords de coopération et mise en place de nouveaux accords si nécessaire

– Mise en place d’échanges en lien ou non avec les axes enseignements de l’ICM

– Aide à la promotion internationale des évènements Education

– Liaisons avec nos partenaires stratégiques internationaux et autres institutions internationales

Ce poste implique de la polyvalence, de l’autonomie, une grande rigueur dans le traitement des dossiers et le respect de la confidentialité des informations communiquées.

 

 

 

PROFIL

 

 

Savoir

  • Diplôme de doctorat, de préférence en Biologie, une spécialisation en Neuroscience serait un plus
  • Expérience en management de projets, idéalement en montage de subvention ou lobbying

 

Savoir-faire

 

  • Première expérience dans le secteur des financements de projet
  • Expériences en collaborations internationales
  • Capacité à interagir avec des interlocuteurs scientifiques et un contexte multi-culturel
  • Compétence dans l’organisation indépendante d’évènements
  • Capacité à travailler et alimenter un réseau
  • Analyser et produire des données quantifiées
  • Capacité de synthèse scientifique, analyse bibliométrique
  • Anglais courant à l’écrit et à l’oral
  • Maîtrise du Pack Office
  • Aisance et capacité rédactionnelle

 

Savoir-être

  • Excellentes qualités relationnelles
  • Grande aisance en communication orale et écrite
  • Rigueur, organisation et efficacité
  • Sens des priorités, capacité de synthèse, et esprit d’initiative/force de proposition
  • Sensibilité et forte appétence pour la mission de l’Institut et le milieu scientifique

 

 

L’Institut du cerveau s’engage pour lutter contre toute forme de discrimination. Nous garantissons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les diversités.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant Poste « Chargé de projets relations internationales (h/f)».

Un(e) Responsable du Bureau International RH (H/F)

L’Institut du Cerveau est une Fondation privée reconnue d’utilité publique dont l’objet est la recherche fondamentale et clinique sur le système nerveux. Sur un même lieu, 850 chercheurs, ingénieurs et médecins couvrent l’ensemble des disciplines de la neurologie, dans le but d’accélérer les découvertes sur le fonctionnement du cerveau et les développements de traitements sur les maladies comme : Alzheimer, Parkinson, Sclérose en plaques, épilepsie, dépression, paraplégies, tétraplégies, etc.

 

POSTE

 

L’Institut du Cerveau en constante croissance voit ses activités de recherche se développer et attire les meilleurs talents en France et à l’International.

Composée d’une équipe de 14 personnes, organisée autour de trois pôles RH principaux (Développement des compétences – International – Gestion du Personnel), la Direction des Ressources Humaines accompagne les 850 personnels de l’Institut dans un environnement mixte (secteur public-secteur privé), multiculturel et innovant.

Le Bureau International est en charge d’accompagner la population scientifique internationale de l’Institut, soit 170 personnels de 40 nationalités différentes, dans l’impatriation en France et à l’Institut, la gestion RH et le suivi de carrière des internationaux.

Rattaché(e) à la Directrice RH, le/la Responsable du bureau international RH aura pour mission de piloter, animer et développer le bureau international en respect de la stratégie internationale de l’Institut.

 

Missions principales

 

  • Pilotage RH du Bureau International
  • Définition, pilotage et mise en œuvre des grandes orientations RH du bureau international de l’Institut
  • Garantir un accompagnement qualitatif en matière d’accueil tant en France qu’au sein de l’Institut : formalités administratives d’impatriation (visas, autorisations de séjour), logement, santé, banque, impôts, compensation and benefits, élaboration des contrats de travail et avenants, on-boarding institutionnel etc.
  • Responsabilité opérationnelle des procédures RH internationales, publiques et privées, de l’intégration à la sortie : entretiens de recrutement, administration du personnel, saisie sur l’interface paie, rémunérations, formation, suivi et développement des carrières
  • Conseil auprès des managers sur l’ensemble des questions RH internationales
  • Gestion des prestataires
  • Définition et développement du process des visiteurs internationaux
  • Management du bureau international : encadrement d’une chargée RH internationale, gestion budgétaire, reporting social et tableaux de bord, rédaction de procédures.

 

  • Animation et développement RH
  • Mise en place d’actions fédératives autour du BI : générer une communauté scientifique internationale active, en lien avec les acteurs internes (association jeunes scientifiques, etc.) dans une démarche de diversité et d’inclusion
  • Animation d’évènements et développement d’actions de communication interne (présentations, supports, guides etc.) et externe du BI (réseau « Euraxess » etc.)
  • Création et suivi de programmes-parcours professionnels dédiés aux internationaux et à la mobilité
  • Accompagnement au développement de la marque employeur (jobboard internationaux, forums, identification d’écoles cibles internationales etc.)

 

 

PROFIL

 

  • Bac+5 en Management des ressources humaines ou en gestion de projets
  • 5 ans minimum d’expérience en service Ressources Humaines, idéalement en gestion des impatriés et mobilité

 

SavoirS

  • Connaissance des bonnes pratiques RH en matière de recrutement, d’administration du personnel, mobilité et carrières
  • Maîtrise d’outils informatiques RH et pack office
  • Anglais bilingue, idéalement connaissance d’une troisième langue

 

 

Savoir-faire

 

  • Maîtrise de la gestion de projets
  • Sens du travail en équipe
  • Excellentes qualités relationnelles
  • Sens du service

 

Savoir-être

  • Autonomie, force de proposition
  • Capacité d’organisation
  • Rigueur

 

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant Poste « Responsable Bureau International RH (h/f)»

Un(e) Responsable achats (H/F)

L’Institut du Cerveau est une Fondation privée reconnue d’utilité publique dont l’objet est la recherche fondamentale et clinique sur le système nerveux. Sur un même lieu, 800 chercheurs, ingénieurs et médecins couvrent l’ensemble des disciplines de la neurologie, dans le but d’accélérer les découvertes sur le fonctionnement du cerveau et les développements de traitements sur les maladies comme : Alzheimer, Parkinson, Sclérose en plaques, épilepsie, dépression, paraplégies, tétraplégies, etc.

 

POSTE

L’Institut du Cerveau est un centre de recherche de dimension internationale, réunissant une UMR (Inserm, CNRS et Sorbonne Université) et une Fondation, reconnue d’Utilité Publique (FRUP).

La Direction Achats Equipements et Logistique (DAEL) est organisée en trois pôles : le pôle Achats, le pôle Equipements et le pôle Logistique.

Dans un contexte d’évolution du Service Achats et de croissance l’Institut du Cerveau crée un poste de  Responsable achats.

Rattaché au Responsable de la DAEL et acteur-clé de la transformation du processus et de la fonction achat, le responsable achats aura pour mission de définir, piloter et déployer la politique d’achats de l’Institut du Cerveau, tant dans sa mise en œuvre stratégique qu’opérationnelle, en veillant à intégrer la démarche RSE et de maîtrise des risques/qualité/conformité de l’Institut dans l’exercice de ses missions.

 

 

ACTIVITES

Le Responsable achats sera en charge les actions suivantes :

 

Stratégie achats/ Négociation

  • Définir, piloter et assurer la mise en œuvre opérationnelle de la politique d’achats de l’Institut
  • Analyser les besoins achats des équipes scientifiques, plateformes et métiers supports et mettre en œuvre une politique d’achats adaptée en termes de qualité et de coûts. Elaborer les dossiers de consultation des fournisseurs (cahier des charges techniques, etc.)
  • Contribuer à l’évolution du processus Achats, notamment par la révision du référentiel achats (segmentation par familles, nomenclature), la définition des procédures d’achats
  • Analyser les dépenses en vue de prévoir la mise en place de procédures (privées / publiques).
  • Participer à la MOA du SI Achats
  • Assurer une veille économique et technologique constante pour anticiper les évolutions du marché.
  • Passer les commandes d’achat sur les outils de gestion de l’Institut du Cerveau (Public : SAFIR et privé : SAP)
  • Assurer le déploiement de certains marchés stratégiques et le suivi rigoureux de leur bonne exécution administrative et technique (relations fournisseurs, suivi des indicateurs de performance, etc),
  • S’assurer de la bonne utilisation des marchés publics existants
  • Négocier des accords-cadres avec les fournisseurs ou les prestataires
  • Contribuer, avec le soutien du Pôle juridique, à la rédaction des contrats et des accords-cadres
  • Suivre les budgets achats et assurer un reporting général auprès de la direction des achats et des directions métier de l’Institut.

 

Management d’une équipe d’acheteurs

  • Animer et coordonner les activités d’une équipe de deux acheteurs, spécialisés dans différentes familles d’achats
  • Favoriser le développement de leurs compétences et les accompagner dans leurs souhaits de mobilité, formation (CQP [certificat de qualification professionnelle], VAE [validation des acquis par l’expérience] …).

 

 

Supervision du sourcing et évaluation du panel fournisseurs

  • Définir et mettre en œuvre la stratégie de sourcing adaptée aux besoins,
  • Veiller à l’optimisation du sourcing achats par un audit permanent du panel fournisseurs, mettre en place un système de rating et établir une cartographie de la base fournisseurs,
  • S’assurer de la bonne réalisation des conditions contractuelles négociées et arbitrer sur les litiges éventuels, avec l’appui du Pôle juridique de l’Institut,
  • Surveiller les seuils de dépenses (public / privé) de l’Institut.

 

 

PROFIL

Diplômes / Expériences :

Formation de niveau Bac +5 de type :

    • Master spécialisé en achats ou école supérieure des acheteurs professionnels
    • Master spécialisé dans le domaine d’activité de l’Institut ou en gestion/management/économie, complété par une spécialisation dans le domaine des achats
    • Diplôme d’école d’ingénieurs complété par une formation dans le domaine des achats

Expériences souhaitées :

  • 3 ans minimum à un poste similaire avec le management d’une équipe
  • Une expérience au sein d’un établissement de recherche serait un plus

 

Savoirs :

  • Connaissances juridiques afin de comprendre les contraintes réglementaires auxquelles est soumis l’Institut
  • Connaissance des contraintes et procédures d’import/export : douanes, crédits documentaires, transports, assurances…
  • Excellente connaissance de l’ensemble du process achats

 

Savoir-faire :

  • Bonne maîtrise des outils informatiques et notamment des ERP/progiciels Achat. Bonne connaissance des offres logiciels dans le domaine de l’e-sourcing et des places de marché
  • Maîtrise de la démarche Risques, Qualité et en particulier des démarches AQF (Assurance qualité fournisseurs) et Conformité
  • La maîtrise de l’anglais est souhaitée

 

Savoir-Etre :

  • Capacité à prioriser et à anticiper
  • Sens de la négociation et diplomatie
  • Force de proposition et de conviction, ténacité
  • Rigueur et méthode

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant «Responsable  achats (H/F)»

 

Un Assistant de Direction (H/F)

Missions principales

 

Au sein d’un environnement exigeant, vous assistez le Président et le Directeur Général de l’Institut :

  • Vous avez un rôle de facilitateur entre les équipes/fonctions support et la Direction
  • Vous assurez le secrétariat courant du Président et du Directeur Général : agendas, standard téléphonique, prise de notes, traitement du courrier, rédaction de courriers et emails, accueil des visiteurs, assistance sur certains dossiers, recherche d’information, classement et archivage
  • Vous organisez des déplacements et gérez les notes de frais et demandes de remboursements auprès des organisateurs
  • Vous organisez des réunions internes en présentiel et visioconférence : élaboration du calendrier annuel des réunions de gouvernance récurrentes/institutionnelles, envoi des invitations et ordres du jour, logistique, préparation des présentations PowerPoint/ Excel/ Word et dossiers afférents à la Direction, rédaction des comptes rendus ;
  • Vous organisez des réunions et visites institutionnelles en coordination avec le service de Communication
  • Vous procédez à la vérification des validations internes des documents/contrats et assurez le suivi des signatures en lien direct avec le DG et différents services émetteurs
  • Vous êtes en charge de la veille bibliographique pour le DG

 

 

Profil

 

  • Titulaire d’un BTS Assistante de Direction, vous possédez 5 ans d’expérience en secrétariat de Direction

 

Savoir-faire

 

  • Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles
  • Vous êtes à l’aise dans la communication en anglais à l’oral et à l’écrit
  • Vous maitrisez parfaitement le Pack Office : Excel, Word, Power Point
  • La maîtrise de logiciels et outils de gestion électronique documentaire serait un plus

 

Savoir-être

 

  • Vous êtes autonome, très réactif(ve)
  • Vous faites preuve de beaucoup de rigueur dans vos différentes missions,
  • Vous respectez la confidentialité des informations traitées Vous anticipez et organisez la charge de travail
  • Doté(e) d’un excellent relationnel, vous aimerez travailler en binôme avec l’assistante du Secrétariat Général
  • Evoluant dans un environnement complexe, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptabilité.

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant Poste « Un Assistant de Direction (H/F) » 

Un(e) chargé(e) de projet – collaborations et appels à projets internationaux

POSTE

 

La Direction des Affaires Scientifiques et Médicales a pour mission de soutenir les activités de la communauté scientifique de l’Institut en facilitant : le montage et le suivi de programmes de recherche, les demandes de financements, nationaux, européens et internationaux ; le développement de programmes d’enseignement en lien avec la politique de relation internationale de l’Institut et l’évènementiel scientifique. Pour développer la compétitivité de l’Institut et de son écosystème, scientifique et médical, l’Institut du Cerveau recherche un(e) chargé(e) de projets scientifiques expérimenté(e) en charge d’appels à projets et à appels à candidatures internationaux, soutenant la stratégie scientifique et médicale de l’Institut.

 

Missions principales

 

Au côté de l’équipe des affaires scientifiques et médicales, le rôle du/de la chargé(e) de projet :

 

  • Déploiement et suivi d’actions stratégiques de collaborations internationales de l’Institut : préparation, lancement, communication, évaluations, notifications et suivi d’appels d’offre incitatifs de l’ICM ouverts à l’international : appel à projets collaboratifs (« Big Brain Theory »), appel « Visiting professor », appel « Computational fellows »
  • Structuration et mise en place des outils et réunions de kick-off/suivi et indicateurs des projets financés par les appels incitatifs de l’ICM
  • Conseil au montage des demande de subventions internes de l’Institut avec des partenaires internationaux
  • Coordination d’évènements de ‘match-making’ dans l’objectif du développement de collaborations internationales ciblées avec des partenaires identifiés
  • Collaboration étroite avec le chargé de relations internationales au sein de l’équipe des affaires scientifiques et médicales
  • Coordination de la communication en lien avec le département de communication et développement de l’institut sur les projets financés.
  • Préparation du contenu des documents pertinents liés aux affaires scientifiques et aux différentes structures de gouvernance de l’Institut

 

 

 

PROFIL

 

Savoir-faire et savoir-être

 

  • Niveau d’expérience : 4 ans d’expérience dans la recherche, et expérience supplémentaire en management de projet ou d’appels à projets est un plus
  • Formation requise : Titulaire d’un doctorat en neurosciences de préférence, et d’une expérience supplémentaire (ingénierie de projets scientifiques, grants, communication, postdoctorat), expérience de collaboration internationale.
  • Compétences requises : Excellente capacité rédactionnelle et communication, capacité à synthétiser et mettre en valeur des idées, à structurer un discours, capacité à recueillir, sélectionner et hiérarchiser les informations selon besoins, excellente connaissance de la gestion de projet et réponse à des Appels d’offres (apprentissage outils/plateforme, préparation, soumission), capacité à organiser des événements, aptitudes d’interactions en milieu scientifique et multiculturel.
  • Qualités : Capacité à organiser son travail de façon à prendre en compte les échéances, sens de la communication, Bon relationnel, sens de l’analyse / force de proposition, réactivité, autonomie, capacité d’adaptation au changement
  • Outils : Bureautique classique, base access, base de données
  • Langues : Maîtrise parfaite de la langue anglaise et de la langue française
  • Interactions : Vous possédez un esprit d’équipe et d’excellentes aptitudes à la coordination et à la communication avec différents interlocuteurs : chercheurs, fonction supports

 

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org

Poste « Chargé(e) de projet (H/F) scientifiques internationaux (h/f) »

Coordinateur de gestion (H/F)

L’Institut du Cerveau est une Fondation privée reconnue d’utilité publique dont l’objet est la recherche fondamentale et clinique sur le système nerveux. Sur un même lieu, 800 chercheurs, ingénieurs et médecins couvrent l’ensemble des disciplines de la neurologie, dans le but d’accélérer les découvertes sur le fonctionnement du cerveau et les développements de traitements sur les maladies comme : Alzheimer, Parkinson, Sclérose en plaques, épilepsie, dépression, paraplégies, tétraplégies, etc.

 

POSTE

 

Le coordinateur de gestion travaille au sein d’un pôle de proximité en charge de la gestion quotidienne financière, RH et administrative des équipes de recherche de l’Institut du Cerveau. Il pilote, en s’appuyant sur 1 à 2 gestionnaires, l’accompagnement des chercheurs dans la gestion des crédits de leur équipe de recherche. Il est en charge, pour un nombre d’équipes donné (6 à 8), de la gestion financière des fonds, publics comme privés, de leur consommation, de leur optimisation et de la projection des dépenses. Il pilote l’activité administrative quotidienne relevant des actes de gestion relatifs au fonctionnement des équipes dont il a la charge. Il est l’interface privilégié entre le chef d’équipe et les fonctions support (directions administratives de l’Institut et délégations des partenaires). Il collabore avec la chargée des Ressources humaines du même pôle.

 

Missions principales :

 

Pilotage, suivi et accompagnement financier

  • Accompagner et conseiller les équipes dans la gestion financière
    • Aider à la prise de décisions en matière financière des chefs d’équipe et chercheurs
    • Conseiller le chercheur dans la consommation de ses crédits à travers des contacts et réunions réguliers
    • Être garant de la qualité des données financières sur son périmètre

 

  • Assurer un suivi financier des équipes en lien avec les responsables de services
    • Piloter, optimiser et contrôler l’exécution des budgets (dotation des équipes, ressources sur projets…),
    • Veiller au respect des règles budgétaires et contractuelles (éligibilité des dépenses notamment), en gestion publique comme en gestion privée
    • Organiser des rendez-vous de gestion avec les équipes en appui des reportings financiers produits par la Direction des finances

 

  • Participer au dialogue de gestion avec les partenaires publics
    • Préparer et prendre part aux réunions régulières de dialogue de gestion avec les partenaires publics, faire remonter les difficultés, anticiper les projets
    • Répondre aux demandes des services financiers des délégations pour établissement et suivi des bilans financiers dans le nouveau cadre de la gestion financière et comptable (GBCP)

 

 

Appui administratif

  • Piloter l’activité du gestionnaire, en matière d’accompagnement administratif
    • Superviser la gestion et l’organisation par le gestionnaire des missions des chercheurs
    • Superviser la gestion des achats effectués par le gestionnaire

 

 

Management de l’équipe et organisation globale de la gestion de proximité

  • Organiser le travail au sein du pôle de gestion

 

  • Piloter l’activité du ou des gestionnaires affectés au pôle
  • Hiérarchiser et distribuer les tâches
  • Animer l’équipe accompagner les agents
  • Conduire les entretiens annuels de ou des gestionnaires

 

  • Participer aux activités transversales de l’équipe de gestion de proximité
    • Participer aux réunions d’équipe de gestion de proximité (regroupant les 4 pôles)
    • Prendre part aux projets transversaux d’amélioration continue des procédures
    • Prendre en charge un domaine d’expertise transversal pour le compte de l’équipe de proximité

 

 

  

 

PROFIL

 

 Savoir-faire

  • Pilotage de la gestion financière et administrative d’un service
  • Règles et techniques de comptabilité
  • Connaissance des marchés publics et de la comptabilité publique serait un plus
  • Organiser et préparer les réunions
  • Expérience en management souhaitée

 

 Savoir

  • Bac + 2 minimum (BTS / DUT en Gestion administrative, finance, RH)
  • Expérience souhaitée de 2 ans minimum
  • Maîtrise du Pack Office
  • Maîtrise de l’anglais

 

 Savoir-être

  • Rigueur, fiabilité
  • Adaptation, autonomie
  • Bonne capacité d’organisation
  • Sens du relationnel, travail en équipe, sens de la confidentialité
  • Esprit d’initiative

 

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant Poste « Coordinateur(rice) de gestion (h/f)» 

Chargé de projet organisation et méthodes (H/F)

L’Institut du Cerveau est une Fondation privée reconnue d’utilité publique en septembre 2006 dont l’objet est la recherche fondamentale et clinique sur le système nerveux. Sur  un même lieu, 800 chercheurs et scientifiques couvrent l’ensemble des disciplines de la neurologie, et un incubateur de Start Up au sein de l’Institut oeuvrent ensemble à accélérer les découvertes sur le fonctionnement du cerveau, et les développements de traitements sur les maladies comme : Alzheimer, Parkinson, Sclérose en plaques, épilepsie, dépression, paraplégies, tétraplégies, etc. Inauguré en septembre 2010, l’institut développe actuellement sa démarche qualité et  souhaite renforcer son expertise en organisation et méthodes dans un contexte de fort développement, de transformation numérique et de sensibilité renforcée au développement durable.

 

Mission

 

Le pôle Risques, Organisation et Qualité (ROQ) est chargé de soutenir les différentes plateformes, équipes de recherche et fonctions de support dans la mise en œuvre et le maintien de la démarche qualité suivant des lignes directrices spécifiques dont l’efficacité opérationnelle. Ce soutien vise à intégrer une approche simple et efficace de la qualité, de la gestion des risques et de la conformité dans l’exécution des tâches de l’ensemble du personnel.

 

Plus précisément, les missions du pôle ROQ sont les suivantes :

  • Sensibiliser l’ensemble des personnels à la qualité.
  • Maintenir, améliorer et développer le Système de Management de la Qualité (SMQ) au sein de l’Institut et plus particulièrement au sein des plateformes certifiées ISO 9001 et NFS 96-900.
  • Coordonner la gestion documentaire des activités administratives et techniques.
  • Coordonner la gestion des risques.
  • Assurer la coordination de l’intégrité scientifique.
  • Soutenir le déploiement de projets transversaux, en particulier organisationnels et liés à la transformation numérique de l’Institut.
  • Favoriser l’efficacité des interactions entre tous les acteurs de l’Institut.
  • Communiquer les principes de gouvernance interne de l’Institut.

 

Le chargé de projets organisation et méthodes assurera au quotidien les missions suivantes :

 

  • Organiser et planifier la réalisation de projets, depuis leur conception jusqu’à leur achèvement, en s’appuyant sur des compétences internes (key-users) ou externes : définition des objectifs, analyse des impacts organisationnels, planification des actions, etc.
  • Coordonner la mise en œuvre de la vision de la Direction en activités opérationnelles auprès des Fonctions Supports, des Plateformes et des Chercheurs.
  • Réviser les processus et méthodes au sein de l’Institut en promouvant les bonnes pratiques environnementales.
  • Réviser et développer la documentation des Fonctions Supports de l’Institut du Cerveau.
  • Accompagner la mise en place d’applications structurantes : conduite du changement, recensement des besoins, cahier des charges, développement de cartographie, etc.
  • Gérer l’administration du logiciel de gestion documentaire : attribution des droits, paramétrage, mise en ligne des documents, information des révisions, création des formulaires.

 

 

Profil

 

  • Bac + 4/5, Licence / Master en Gestion de projet, Management des opérations ou Sciences de l’organisation
  • Diplôme d’une école de commerce / ingénieur avec spécialisation en Management de projet
  • Expérience de 1 à 3 ans sur des projets transverses concernant la gestion du changement.
  • Connaissance de la gestion des risques, du Système de Management de la Qualité et de la gestion environnementale (ISO 31000, ISO 9001 et ISO 14001)
  • Une très bonne maîtrise des outils informatiques (compréhension, utilisation, accompagnement).
  • Méthodique, rigoureux pour assurer le suivi des différents projets
  • Bon relationnel pour échanger avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, notamment pour bien comprendre les besoins métiers et assurer une interface efficace avec les interlocuteurs SI

 

L’Institut du cerveau s’engage pour lutter contre toute forme de discrimination. Nous garantissons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les diversités.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

 

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org (ou) Par courrier en indiquant «Service recrutement, Poste Chargé de projets organisation et méthodes» Institut du Cerveau, Hôpital Pitié Salpêtrière

47 Boulevard de l’Hôpital – 75013 Paris