Un Assistant de Direction (H/F)

Poste à pourvoir : Dès que possible
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
Domaine d'activité : Équipes administratives
Type d'annonce : ICM

Missions principales

 

Au sein d’un environnement exigeant, vous assistez le Président et le Directeur Général de l’Institut :

  • Vous avez un rôle de facilitateur entre les équipes/fonctions support et la Direction
  • Vous assurez le secrétariat courant du Président et du Directeur Général : agendas, standard téléphonique, prise de notes, traitement du courrier, rédaction de courriers et emails, accueil des visiteurs, assistance sur certains dossiers, recherche d’information, classement et archivage
  • Vous organisez des déplacements et gérez les notes de frais et demandes de remboursements auprès des organisateurs
  • Vous organisez des réunions internes en présentiel et visioconférence : élaboration du calendrier annuel des réunions de gouvernance récurrentes/institutionnelles, envoi des invitations et ordres du jour, logistique, préparation des présentations PowerPoint/ Excel/ Word et dossiers afférents à la Direction, rédaction des comptes rendus ;
  • Vous organisez des réunions et visites institutionnelles en coordination avec le service de Communication
  • Vous procédez à la vérification des validations internes des documents/contrats et assurez le suivi des signatures en lien direct avec le DG et différents services émetteurs
  • Vous êtes en charge de la veille bibliographique pour le DG

 

 

Profil

 

  • Titulaire d’un BTS Assistante de Direction, vous possédez 5 ans d’expérience en secrétariat de Direction

 

Savoir-faire

 

  • Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles
  • Vous êtes à l’aise dans la communication en anglais à l’oral et à l’écrit
  • Vous maitrisez parfaitement le Pack Office : Excel, Word, Power Point
  • La maîtrise de logiciels et outils de gestion électronique documentaire serait un plus

 

Savoir-être

 

  • Vous êtes autonome, très réactif(ve)
  • Vous faites preuve de beaucoup de rigueur dans vos différentes missions,
  • Vous respectez la confidentialité des informations traitées Vous anticipez et organisez la charge de travail
  • Doté(e) d’un excellent relationnel, vous aimerez travailler en binôme avec l’assistante du Secrétariat Général
  • Evoluant dans un environnement complexe, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptabilité.

 

CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant Poste « Un Assistant de Direction (H/F) »