L’Institut du Cerveau apporte une réponse directe aux problématiques administratives, financières et humaines de son personnel de recherche grâce à une gestion de proximité basée sur 4 pôles de gestion, se partageant chacun 6 à 7 équipes de recherche.
Chaque pôle est rattaché à la Direction des Finances et est composé d’un/e coordinateur/trice de gestion et d’un/e gestionnaire. Ce/tte dernier/ère, sous la responsabilité directe du coordinateur, a la charge des activités de gestion administrative quotidienne auprès des équipes de son portefeuille :
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- Piloter les demandes d’achats,
- Contrôler le disponible et l’éligibilité de la dépense au regard de l’imputation budgétaire
- Renseigner puis transmettre la demande d’achat au service Achat de l’Institut du Cerveau
- Piloter les demandes d’achats,
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- Assurer la gestion de la dépense
- Suivre l’évolution de la demande d’achat en commande d’achat
- Assurer le suivi des livraisons en lien avec le service Logistique
- Suivre le paiement des factures
- Assurer le rattachement des pièces justificatives dans les outils
- Assurer la gestion de la dépense
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- Accompagner les agents dans l’organisation de leurs déplacements professionnels
- Préparer, en lien avec le demandeur, les déplacements et hébergements
- Etablir les ordres de missions
- Instruire les demandes d’avance sur frais
- Rassembler les pièces justificatives des frais de la mission
- Préparer les demandes de remboursement
- Accompagner les agents dans l’organisation de leurs déplacements professionnels
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- Accompagner les équipes dans les démarches RH
- Rassembler les pièces nécessaires à la constitution des dossiers RH
- Contrôler la complétude du dossier
- Assurer le suivi du dossier en lien avec la Direction des Ressources Humaines de l’Institut du Cerveau
- Accompagner les équipes dans les démarches RH
Savoir
- Maîtrise des pratiques et usages de la gestion financière et administrative, ainsi que des outils applicatifs de ces domaines
- Gestion d’un système de classement
- Maitrise du Pack Office
- Niveau bac +2 (BTS, DUT) ou Formation en comptabilité et gestion
- Anglais Niveau B1 du CECRL
Savoir-faire
- Suivre la gestion financière et administrative d’un service
- Règles et techniques de la comptabilité
- Connaissance des marchés publics et de la comptabilité publique
- Collecter et saisir les informations nécessaires au suivi des indicateurs
- Organiser et préparer les réunions
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité
- Adaptation, autonomie
- Bonne capacité d’organisation
- Sens du relationnel, travail en équipe, discrétion
- Esprit d’initiative