Un.e Office Manager – Mécénat

Poste à pourvoir : Dès que possible
Type de contrat : Contrat à durée déterminée
Domaine d'activité : Équipes administratives
Type d'annonce : ICM

Au sein de la Direction de la Communication et du Développement – dont la mission est de développer la notoriété et les ressources financières de l’Institut – le service Mécénat et des Grands Donateurs est dédié à la cible entreprises et particuliers ayant une capacité de don annuel supérieur à 10 000€. Ses principales missions sont : la construction et la mise en œuvre d’une stratégie de recherche de nouveaux mécènes ; la gestion et l’administration de la relation contractuelle avec les mécènes ; le développement d’événements de collecte et de fidélisation. Il établit une passerelle entre les équipes de recherche et les donateurs et a à cœur de faire connaître les ambitions scientifiques et sociétales de l’Institut auprès de la société civile.

Au sein d’une équipe de 5 personnes, vous assurez un soutien aux activités quotidiennes du service et renforcez par vos actions le développement des ressources. Dans ce cadre, vous optimisez les process internes, aidez au suivi administratif des donateurs, renforcez la capacité de l’équipe à prospecter et à fidéliser sa cible et concourrez à la mise en œuvre des événements. Enfin, vous préparez également des documents de synthèses et de reporting.

Missions principales

Au sein de l’équipe mécénat :

  • Soutien administratif en lien avec le traitement des dons (émission de reçus fiscaux, lettres de remerciements, appels de fonds)
  • Création de nouveaux outils de suivi (BDD, tableurs…) et amélioration des procédures
  • Mise en œuvre des actions dans le cadre des démarches de prospection ou de fidélisation (visites, courriers, phoning, mailing, emailing, présentations etc.)
  • Appui spécifique sur les campagnes 360° (extraction et constitution des fichiers d’envoi ; gestion des envois d’emailing)
  • Aide à la rédaction et mise en forme des dossiers de sollicitation ou de reporting
  • Prospect research : benchmark, enrichissement de la base de données, rédaction des fiches de prospection
  • Gestion des relations avec les mécènes dans une démarche de fidélisation
  • Prise en charge des reporting mensuels à la direction (tableurs, chiffres-clés)

Auprès du Directeur de la communication et du développement et de la Responsable des legs :

  • Elaboration et édition de tableaux de bord et documents de reporting
  • Soutien administratif, secrétariat, organisation de réunions

 

Savoir-faire

  • Vous êtes à l’aise avec les outils CRM (Prodon).
  • Bonne maîtrise Suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels PAO (Photshop, InDesign).

Savoir

  • Formation à partir de Bac+3
  • Anglais courant indispensable

Savoir-être

  • Vous avez d’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
  • Autonome, rigoureux/se, vous êtes organisé(e) et aimez travailler en équipe.
  • Dynamique, vous faites preuve de réactivité et aimez interagir et initier les prises de rendez-vous.
  • Intérêt pour le secteur non profit et pour la philanthropie