Assistant(e) de Gestion (F/H)

Poste à pourvoir : dès que possible
Type de contrat : Contrat à durée déterminée
Domaine d'activité : Équipes administratives
Type d'annonce : ICM

Missions principales

L’Institut du Cerveau apporte une réponse directe aux problématiques administratives, financières et humaines de son personnel de recherche grâce à une gestion de proximité basée sur 4 pôles de gestion, se partageant chacun 6 à 7 équipes de recherche.

POSTE

Chaque pôle est rattaché à la Direction des Finances et est composé d’un/e coordinateur/trice de gestion et d’un/e gestionnaire. Ce/tte dernier/ère, sous la responsabilité directe du coordinateur, a la charge des activités de gestion administrative quotidienne auprès des équipes de son portefeuille :

Gérer les demandes d’achats,

  • Contrôler le disponible et l’éligibilité de la dépense au regard de l’imputation budgétaire
  • Renseigner puis transmettre la demande d’achat au service Achat de l’Institut du Cerveau

Assurer la gestion de la dépense

  • Suivre l’évolution de la demande d’achat en commande d’achat
  • Suivre l’enregistrement des livraisons et s’assurer du paiement des factures
  • S’assurer du rattachement des pièces justificatives dans les outils de gestion

 Accompagner les agents dans l’organisation de leurs déplacements professionnels

  • Préparer, en lien avec le demandeur, les déplacements et hébergements
  • Etablir les ordres de missions
  • Instruire les demandes d’avance sur frais 
  • Rassembler les pièces justificatives des frais de la mission
  • Préparer les demandes de remboursement

 Accompagner les équipes dans les démarches RH

  • Rassembler les pièces nécessaires à la constitution des dossiers de recrutement RH
  • Contrôler la complétude du dossier
  • Assurer le suivi du dossier en lien avec la Direction des Ressources Humaines de l’Institut du Cerveau

PROFIL

Savoir

  • Niveau bac à bac+2 (BTS, DUT)
  • Maîtrise de la gestion administrative
  • Maitrise du Pack Office (Excel, word et outlook)
  • Pratique de l’anglais appréciée

 

Savoir-faire

  • Suivre la gestion administrative d’un service
  • Collecter et saisir les informations nécessaires au suivi des indicateurs
  • Organiser et préparer les réunions

 

Savoir-être

  • Rigueur, fiabilité,
  • Adaptation, autonomie
  • Bonne capacité d’organisation, gestion des priorités
  • Très bon relationnel, travail en équipe, discrétion
  • Esprit d’initiative