Poste :
Au sein d’une équipe à taille humaine, rattaché.e directement au Directeur Général de l’Institut, vous l’assistez ainsi que le Président de l’Institut dans leur gestion administrative quotidienne ainsi que dans le suivi de leurs plannings. Interlocuteur.rice privilégié.e auprès des diverses équipes (Chercheurs, médecins, fonctions supports etc.) et partenaires de l’Institut (nationaux et internationaux) de la Direction Générale, vous facilitez et accompagner l’organisation de la Direction Générale et de l’Institut du Cerveau.
Missions principales :
- Assurer le secrétariat courant du Président et du Directeur Général : agendas, appels téléphoniques, prise de notes, traitement du courrier, rédaction de courriers et emails, accueil des visiteurs, assistance sur certains dossiers, recherche d’information, classement et archivage
- Organisation des déplacements du Directeur Général et du Président : réservations, gestion des notes de frais et demandes de remboursements auprès des organisateurs.
- Organisation des réunions internes en présentiel et/ou visioconférence : élaboration du calendrier annuel des réunions de gouvernance récurrentes/institutionnelles, envoi des invitations et ordres du jour, logistique, préparation des présentations PowerPoint/ Excel/ Word et dossiers afférents à la Direction, rédaction des comptes rendus ;
- Organisation des réunions et visites institutionnelles en coordination avec le service de Communication
- Vérification des validations internes des documents/contrats et assurez le suivi des signatures en lien direct avec le DG et différents services émetteurs
- Veille bibliographique pour le Directeur Général.
Profil
• Titulaire d’un BTS Assistante de Direction, vous possédez 5 ans d’expérience en
secrétariat de Direction
SAVOIR-FAIRE
- Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
- Vous êtes à l’aise dans la communication en anglais à l’oral et à l’écrit
- Vous maitrisez parfaitement le Pack Office : Excel, Word, Power Point
- La maîtrise de logiciels et outils de gestion électronique documentaire serait un plus
SAVOIR-ETRE
- Vous êtes autonome, très réactif(ve)
- Vous faites preuve de beaucoup de rigueur dans vos différentes missions,
- Vous respectez la confidentialité des informations traitées Vous anticipez et organisez la charge de travail
- Orienté.e « solutions », vous aimerez travailler en binôme avec l’assistante du Secrétariat Général
- Evoluant dans un environnement complexe, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptabilité.
Rejoignez un environnement professionnel ouvert, dynamique, convivial, porteur de sens !
CV à envoyer à : recrutement@icm-institute.org en indiquant
Poste « Un.e Assistant.e de Direction (H/F) »
L’Institut du cerveau s’engage pour lutter contre toute forme de discrimination. Nous garantissons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les diversités. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.